Setiap bisnis itu unik, dan oleh karena itu tidak ada ERP yang “terbaik”. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa ada ERP yang paling cocok untuk Anda. Scroll ke bawah untuk melihat 5 hal yang harus Anda ketahui sebelum menggunakan ERP.
1. Apa itu ERP & Cara Kerja ERP
Sebelum commit ke ERP, Anda harus mengetahui apa itu ERP dan cara kerjanya. Singkatan dari "Enterprise Resource Planning (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan)," ERP adalah platform yang memusatkan inti bisnis perusahaan, termasuk finansial dan sumber daya manusia (HR), dengan alur kerja dari operasi lain, seperti sales, manufaktur, marketing, dan lebih banyak lagi. Salah satu manfaat terbesar dari menangani semua operasi ini di database yang sama adalah ERP memfasilitasi sharing data secara real-time di seluruh modul Anda untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Bila Anda di retail dan wholesale, ERP akan membantu Anda mendapatkan deal secepat mungkin dan menjaga hubungan yang baik dengan klien Anda; bila Anda di finance, ERP akan membantu pembukuan Anda sehingga menghemat waktu pada entri data dan cross-checking. Untuk manufaktur, ERP memusatkan materials requirement planning (MRP), manufacturing execution system (MES), product lifecycle management (PLM), maintenance, dan QC untuk Anda. Untuk pemilik usaha kecil-menengah, Anda mendapatkan semua yang di atas.
Untuk mengimplementasikan ERP, berikut lima fase yang harus Anda lalui dan rekomendasi waktu untuk setiap fase tersebut.
- Analisis ROI: Proses ini mengambil 3-50 hari dan sekitar 10% waktu implementasi Anda. Pada fase ROI, Anda harus memiliki rencana dan budget akurat dan menyiapkan tim Anda untuk perubahan mendatang.
- Project Kick-Off: Anda sebaiknya mendedikasikan kurang lebih 5% waktu Anda di fase ini, di mana Anda memfinalisasi rencana project Anda selagi tim Anda melakukan onboarding dengan sistem baru.
- Implementasi: Fase ini adalah di mana Anda menghabiskan 80% dari waktu Anda untuk menyetel konfigurasi sistem, migrasi data, development spesifik, validasi, dan end-user training—Tidak peduli level kerumitannya, project harus tetap maju ke depan.
- Go-live: Anda sudah sampai! Ini mengambil 5% waktu tersisa. Pastikan Anda sudah menguji database Anda dan sudah memiliki tim yang dilatih dengan benar. Jangan biarkan sistem yang baru ini membuat Anda gugup karena….
- Second Deployment: Setelah beberapa bulan, project leader Anda akan meninjau daftar development yang tersisa yang belum diluncurkan selama Fase 1. Ini adalah saat untuk memperbaiki mereka dan mungkin untuk memulai merencanakan development untuk kustomisasi lainnya bila diperlukan.
Dan juga terdapat tiga opsi hosting.
Cloud-Hosted: Cloud ERP berarti database Anda berjalan pada server pihak ketiga. Anda cukup masuk ke database kapan pun dan di mana pun dengan akses internet. User kemungkinan besar akan membayar berdasarkan subscription, yang berarti cloud ERP cocok untuk usaha kecil-menengah yang tertarik dengan transformasi digital untuk menikmati layanan terbaik dengan harga minim..
On-premise: Hosting database Anda pada server privat memberikan Anda fleksibilitas maksimum mengenai infrastruktur, manajemen data, kustomisasi, dan keamanan. Opsi hosting ini biasanya disarankan untuk mereka yang memiliki tim IT internal atau pengetahuan teknis tingkat lanjut. Batasan opsi hosting ini berada pada aksesibilitasnya—staff di luar premise harus mengakses database perusahaan melalui VPN.
Hybrid: Hybrid ERP adalah campuran dari dua opsi sebelumnya. Hosting sebagian operasi bisnis pada on-premise dan sisanya pada cloud berdasarkan kebutuhan pelanggan. Catatan penting untuk diingat adalah untuk memastikan sistem off-site Anda terhubung ke sistem on-premise untuk memastikan alir data yang mulus.
Two-tier ERP adalah satu contoh hybrid hosting, di mana perusahaan mengadopsi satu ERP on-premise untuk operasi inti di pusat perusahaan yang memerlukan lebih banyak keamanan, seperti finance. Mereka menghubungkan sistem dengan ERP lain untuk mengelola operasi lain, seperti sales dan marketing, di kantor-kantor lokal.
2. Kenapa Saya Seharusnya Mengelola Bisnis Saya Dengan ERP
ERP mengkonsolidasikan semua operasi ke satu platform, sehingga memungkinkan pemusatan data dan beragam manfaat yang sangat dicintai pemilik bisnis; berikut beberapa contohnya:
Kolaborasi Efisien
Odoo membuat proses bisnis rumit menjadi simpel. Bila Anda ingin hasil dalam waktu yang cepat, Odoo tidak akan mengecewakan.
Mengirim pesan dapat merupakan tantangan yang Anda hadapi selagi bisnis berkembang, membuat beberapa masalah, di antara lain seperti pengiriman layanan yang terlambat dan beban kerja yang berlebihan.
ERP yang bekerja dengan baik memberikan visibilitas data, pelacakan task dan project, dan platform komunikasi terpusat untuk memastikan semua tim berada di halaman yang sama selagi berbagi project satu sama lain. Terlebih lagi, ERP biasanya memiliki fitur otomatisasi untuk membuat sale orders (SO), purchase orders (PO), dan dokumentasi lainnya yang memerlukan banyak upaya manual di pengumpulan dan entri data.
Baca success story Alumi Group:
Out-of-the-Box Odoo Solution Ups Production Order Efficiency By 40% For Alumi
Produktivitas
Platform finance otomatis di dalam sistem ERP merampingkan lebih lanjut operasi. Platform tersebut mengurangi resiko error dan meningkatkan manajemen keuangan secara menyeluruh.
Banyak orang yang bingung mengenai perbedaan antara efisiensi produktivitas dan produktivitas. Efisiensi berarti menyelesaikan task dengan lebih cepat, produktivitas berarti meningkatkan kinerja Anda untuk memiliki dampak yang lebih signifikan.
Sharing data secara real-time adalah praktek biasa di dunia ERP untuk meningkatkan kinerja Anda. Katakanlah ada penjual yang membuat sales order (SO), dan semua informasi di sana lalu dibagi ke modul CRM, finance, manufaktur & inventaris untuk memberitahu tim-tim tersebut task mereka pada sale yang dibuat. Ini akan menghemat waktu dan tenaga, meningkatkan alokasi sumber daya untuk membuat lebih banyak penjualan.
Baca success story The Food Bank Singapore:
Food Bank Singapore Kickstarts Revolution to End Food Insecurity with Odoo
Pengaturan Kerja yang Fleksibel
Kami sangat bahagia saat Odoo tetap berjalan di Febuari 2020, karena fitur eCommerce mereka adalah kunci utama kesuksesan kami selama pandemik Covid 19.
Selagi seluruh dunia mulai sembuh dari pandemik, kebanyakan bisnis mengadopsi pengaturan kerja yang remote/hybrid.
Menangani bisnis Anda dengan ERP diperlukan untuk transisi mulus pada new normal dunia, karena memungkinkan akses staff ke portal perusahaan kapan pun juga, di mana pun juga, selama ada WiFi. Ini tidak hanya mempromosikan kolaborasi yang mulus di antara tim di wilayah yang berbeda-beda untuk menghapus rintangan dalam ekspansi internasional, tapi juga mempromosikan budaya kerja yang berkelanjutan dan lebih sehat di dalam perusahaan. Manfaat pengaturan kerja yang fleksibel juga rangkap dua: Pemilik bisnis menghemat sekitar $11,000 USD per karyawan selagi menjaga work-life balance, menurut 71% pekerja remote di survei Forbes ini.
Baca success story Fayendra:
Fayendra's Success Despite The Pandemic
Pengoptimalan Budget
Pendekatan terintegrasi Odoo mengkonsolidasikan proses yang terpisah, memungkinkan kami untuk dengan mudah melacak sales order, pengiriman, dan pemfakturan di satu platform terpusat.
Berdasarkan penjelasan di atas, tidak susah untuk memahami kenapa menggunakan ERP yang selaras dengan tujuan bisnis Anda dapat mengoptimalkan budget.
Dengan bantuan teknologi, bisnis dapat dengan mudah meningkatkan pendapatan bahkan dengan jumlah staff yang sama. Tim Anda dapat mengalokasikan ulang tenaga mereka ke strategi sales yang lebih agresif untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas pelanggan, dengan bantuan sistem ERP Anda yang siap menangani task sederhana apa pun selagi melakukan perhitungan untuk mencari deal terbaik untuk mengurangi biaya produk Anda.
Baca success story Al Waqia:
Boosting Productivity: Al Waqia's 10% Cost Reduction with Odoo
3. Bagaimana Cara Memilih ERP
Transformasi digital adalah gerakan besar bisnis, dan mungkin terasa mustahil bagi kita untuk memilih satu di antara banyak ERP di pasar saat ini. Ukuran bisnis Anda, jenis bisnis Anda, dan kebutuhan bisnis adalah tiga hal yang Anda ingin pertimbangkan saat memilih ERP, dan berikut alasannya.
Ukuran Perusahaan
Sebagai usaha kecil-menengah (UKM), Anda harus melihat scalability dan cost-effectiveness di ERP karena UKM kemungkinan tidak memiliki staff IT atau tim teknis.
ERP yang ideal untuk UKM harus intuitif dan memungkinkan user untuk mengimplementasikan dan memulai mengelola task mereka di sistem tanpa training yang berat. Mengenai infrastruktur, ERP harus memiliki semua modul penting yang siap untuk menghemat waktu Anda pada task-task manual.
Ini juga alasan kenapa UKM seringkali menggunakan cloud ERP. Mereka membayar biaya langganan secara berkala untuk mengakses semua modul selagi mendedikasikan sumber daya minim untuk development dan implementasi. Ini memungkinkan UKM untuk menikmati fleksibilitas dan scalability maksimum dengan biaya di muka yang lebih sedikit.
Tentunya ini akan berbeda untuk perusahaan yang besar dan perusahaan multinasional (MNC).
Sistem manajemen harus mendukung perusahaan-perusahaan ini dengan arsitektur yang kuat menangani data volume tinggi dan operasi yang lebih rumit. Satu hal lain untuk dipertimbangkan adalah kemampuan untuk kustomisasi. Perusahaan yang lebih besar dengan lebih banyak sumber daya dan tim teknis in-house lebih mungkin untuk mengustomisasi fitur pada ERP mereka—cari ERP yang gampang untuk dikustomisasi!
Mengenai hosting, beberapa perusahaan bahkan membuat software manajemen bisnis dari nol dengan sumber daya mereka yang tersedia. Perusahaan lain mungkin memilih pendekatan hybrid: mengelola operasi inti secara on-premise untuk keamanan terbaik dan menggunakan solusi lokal lain untuk menangani sisanya.
Industri
Jenis bisnis Anda, tentu saja, memiliki peran penting saat memilih ERP Anda.
Anda ingin mencari ERP yang sesuai industri Anda yang memenuhi kebutuhan Anda dengan alur kerja paling umum ditambah praktek terbaik di sektor Anda yang sudah patuh dengan regulasi. Sebagai contoh, bila Anda di manufaktur, cari sistem dengan modul QC, production planning, dan inventory management.
Integrasi dengan beberapa penyedia layanan Anda yang paling sering digunakan juga merupakan indikator penting mengenai kecocokan ERP untuk bisnis Anda. Katakanlah Anda retailer online; mengintegrasikan modul eCommerce dan gateway pembayaran populer Anda serta kurir menjadi kebutuhan penting.
Kebutuhan Bisnis
Sebelum mengimplementasi sistem, Anda harus mengevaluasi bisnis Anda dari atas ke bawah untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan fungsionalitas kunci yang Anda butuhkan.
Bila berganti ke pengaturan kerja hybrid adalah alasan Anda mentransformasi cara Anda menangani bisnis Anda menjadi digital, ERP Anda sebaiknya menawarkan app produktivitas tim untuk memfasilitasi komunikasi yang lebih baik dan manajemen project yang mulus.
Anda juga ingin mempertimbangkan perkembangan bisnis saat memilih ERP. Tentukan apakah platform memungkinkan Anda untuk mengustomisasi alur kerja, dashboard, dan laporan selagi bisnis Anda berkembang.
Terakhir tapi tidak kalah penting, riset reputasi kandidat Anda di industri dan pilih yang sudah terkenal di dunia ERP dan dengan bantuan pelanggan yang bagus. Ini akan melindungi Anda dari sakit kepala di masa depan untuk integrasi yang lebih mulus dan fungsionalitas purna-jual serta bantuan teknis yang memadai.
4. Berapa Banyak Uang dan Waktu Untuk Diinvestasikan
Waktu dan uang adalah dua hal yang Anda akan investasi untuk ERP. Anda ingin memastikan bahwa Anda menginvestasikan dua aset paling penting Anda ke sesuatu yang berharga karena mengimplementasikan ERP ke bisnis Anda dari nol bisa memiliki biaya yang mahal dan memelintir otak.
Sekali lagi, investasi waktu dan uang berbeda menurut ukuran perusahaan, kebutuhan project, kustomisasi, dan kebutuhan bisnis unik lainnya. Untuk UKM, ini bisa secepat satu sampai dua bulan atau selama satu tahun untuk diimplementasikan; juga memerlukan setidaknya beberapa bulan atau lebih dari satu tahun untuk MNC sampai selesai.
Inilah kenapa Anda harus menyiapkan rencana budget dengan tim finance Anda sebelumnya. Berikut beberapa poin utama di dalam budget dan jangka waktu implementasi yang disarankan oleh penyedia layanan Anda yang memastikan implementasi yang sukses.
Manajemen Perubahan
- Apakah tim saya didukung oleh training yang mencukupi untuk menjalankan sistem?
- Apakah tim saya memahami pentingnya implementasi ini dan bagaimana mereka dapat memanfaatkan implementasinya?
- Apakah project manager saya secara aktif mendorong perubahan ini dan menghilangkan rintangan?
Penyelesaian project
- Apakah perusahaan saya memiliki bantuan internal yang mencukupi setelah go-live?
- Apakah sistem yang baru memenuhi kebutuhan project saya?
- Apakah sistem meningkatkan efisiensi alur kerja saya dan mengurangi operasi manual?
5. Apa yang Saya Dapat Harapkan
Perjalanan Anda tetap berlanjut selagi kita mencari lagi apa yang dapat diperbarui. Setelah tim Anda terbiasa menggunakan sistem baru untuk mengelola task mereka, terdapat hal-hal lain yang ERP dapat berikan untuk bisnis Anda dalam jangka panjang.
Perkembangan Bisnis
Terdapat banyak cara untuk mengukur perkembangan bisnis: di antara lain pendapatan yang dibuat, jumlah lead, dan produktivitas team. Dengan proses baru yang otomatis dan ramping, Anda seharusnya melihat perkembangan dalam hal waktu penyelesaian project dan jumlah leads yang bisnis Anda terima.
Manajemen tingkat atas sebaiknya menggunakan akses mereka ke data perusahaan yang real-time dan beragam laporan yang dibuat otomatis oleh sistem yang diupgrade untuk membuat keputusan bisnis yang lebih akurat dan cepat.
Scalability & Kustomisasi
Bila semua kotak Anda dicentang dan Anda melihat perkembangan yang stabil, sekarang waktunya untuk mengeksplorasi lebih banyak kesempatan untuk mengoptimalkan penggunaan ERP Anda.
ERP Anda seharusnya berkembang dengan Anda untuk membuat partnership yang berkelanjutan. Dengan infrastruktur yang fleksibel dan scalable, sistem baru Anda akan menawarkan upgrade produk dan versi yang berkala, integrasi baru dengan penyedia solusi, fitur-fitur khusus wilayah, dan kemungkinan kustomisasi untuk mendukung perkembangan database dengan operasi, data flow, dan lebih banyak fungsionalitas tingkat lanjut lainnya dengan lebih mulus.
Manfaat dari memiliki sistem yang secara konsisten berkembang itu sangat banyak. Anda tidak hanya mendapatkan kepastian bahwa kebutuhan evolusi Anda didukung, tapi Anda juga dapat terinspirasi dan menemukan banyak cara baru untuk mengembangkan business reach Anda dengan memperkenalkan fitur-fitur dan integrasi baru ke Anda melalui sistem.
Teknologi Baru
Penting juga bahwa ERP Anda tetap memantau dunia tech dan secara reguler mengadopsi teknologi baru, seperti kecerdasan buatan (AI), machine learning (ML), dan Internet of Things (IoT), ke dalam layanannya untuk menawarkan bantuan yang berkelanjutan ke tim Anda.
Teknologi-teknologi baru tersebut dapat meningkatkan kemampuan sistem ERP Anda untuk menangani volume data yang lebih besar dalam kurun waktu yang sama selagi menawarkan nasehat yang lebih akurat untuk membantu Anda membuat keputusan bisnis yang terbaik.
Apa yang penting untuk diingat juga adalah teknologi baru menyediakan pengalaman user (UX) yang lebih baik untuk karyawan Anda untuk meningkatkan produktivitas dan menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih baik yang membuat Anda menonjol dibanding kompetitor Anda.
Baik karena Anda ingin mentransformasi secara digital operasi bisnis Anda atau Anda ingin mengganti ke sistem ERP lain, keputusan tersebut sama-sama susah. Booking demo dan chat dengan Business Advisor kami untuk analisis mendalam mengenai apa yang terbaik untuk bisnis Anda.
