Nombre de la empresa: Pharmactive Biotech Products, S.L.U.
Ubicación: Madrid, España
Sector: Biotecnología
Tamaño de la empresa: <50
Número de usuarios: 30+
Alojamiento: Odoo SH
Aplicaciones: Utilizan todos los módulos.
Pharmactive Biotech Products, S.L.U., una empresa española especializada en el desarrollo y la fabricación de ingredientes naturales innovadores respaldados por evidencia científica, ha experimentado una transformación significativa en sus procesos internos gracias a la implementación de Odoo. Esta transición, que comenzó con la necesidad de mejorar la eficiencia operativa y la escalabilidad, ha permitido a Pharmactive optimizar sus operaciones, mejorar la colaboración entre departamentos y adoptar un enfoque más analítico para la toma de decisiones.
La hora del cambio
Antes de incorporar Odoo en su ecosistema empresarial, Pharmactive se enfrentaba a varios desafíos críticos con su sistema anterior, ERPNext. La falta de integración entre módulos era uno de los principales obstáculos. Los procesos de negocio no estaban conectados, obligando a sus empleados a duplicar información de manera manual, lo que llevaba a errores y a una pérdida de tiempo cada vez mayor. Además, la interfaz de usuario poco intuitiva dificultaba la adopción por parte de los empleados, quienes se encontraban frustrados por la complejidad del sistema.
Otro problema significativo fue la escalabilidad. A medida que la empresa crecía, ERPNext no lograba adaptarse de manera efectiva a los nuevos procesos empresariales. Además, la falta de reportes en tiempo real hacía que la toma de decisiones fuera lenta y reactiva, lo que afectaba la agilidad operativa. Para Pharmactive, la solución era clara: necesitaban un sistema ERP más flexible, accesible y eficiente para poder seguir escalando de forma sostenible.
Antes de tomar la decisión final, Pharmactive evaluó otras soluciones ERP, como SAP Business One, Microsoft Dynamics y Zoho ERP. Sin embargo, estas plataformas no ofrecían la combinación perfecta de características que buscaba la empresa. SAP resultaba demasiado costoso y complejo, mientras que Microsoft Dynamics requería personalizaciones adicionales que aumentaban los costos y tiempos de implementación. Zoho, por su parte, no cubría todas las necesidades de Pharmactive.
En comparación, Odoo destacó como la solución más adecuada gracias a su flexibilidad, facilidad de uso y costos accesibles. Su capacidad para adaptarse a las necesidades de una empresa en crecimiento y ofrecer módulos específicos para cada área de negocio fue clave en la elección.
Un Proceso Gradual y Colaborativo
La implementación de Odoo se llevó a cabo en varias fases, con el objetivo de minimizar el impacto en las operaciones diarias. El primer paso fue realizar un análisis exhaustivo de los procesos internos para identificar los módulos necesarios. Posteriormente, se migró la información desde ERPNext, un proceso que requirió la colaboración con un partner especializado, INDAWS, para garantizar la integridad de los datos.
Uno de los mayores desafíos durante la implementación fue la resistencia al cambio por parte de los empleados. Este desafío es el más común a la hora de implementar un nuevo software de gestión. Para superar este obstáculo, Pharmactive organizó talleres de capacitación y ofreció soporte continuo, lo que facilitó la adopción de Odoo entre los usuarios.
La migración de datos desde ERPNext fue otro reto importante, ya que el sistema anterior no contaba con herramientas para exportar los datos de manera estructurada. Para solucionar este problema, INDAWS desarrolló scripts de extracción y transformación de datos, lo que permitió una importación correcta y eficiente a Odoo.
Además, hubo ciertos problemas con la personalización de algunas funciones del sistema, lo que extendió los tiempos de implementación. Sin embargo, el equipo de Pharmactive priorizó la configuración estándar de Odoo y solo desarrolló funcionalidades personalizadas cuando fue estrictamente necesario. Esta estrategia ayudó a acelerar el proceso de implementación y a minimizar los costos adicionales.
En este caso, INDAWS, partner oficial de Odoo, hizo ejemplo de la metodología Quickstart, con la cual, se establecen las prioridades de la implementación y se lleva a cabo por fases, dejando para el final las personalizaciones menos necesarias en el día a día. Indaws es uno de los Partner Gold de Odoo en España, con años de experiencia y más de 100 referencias de clientes.
Los Beneficios de Odoo: Eficiencia, Flexibilidad y Escalabilidad
Desde su implementación, Odoo ha permitido a Pharmactive superar los problemas iniciales y lograr una mayor eficiencia operativa. La integración de módulos ha facilitado la centralización de la información y la eliminación de la duplicidad de datos, lo que ha reducido los errores manuales y ha optimizado los procesos en todas las áreas de la empresa. Los reportes en tiempo real han mejorado la toma de decisiones, permitiendo a los gerentes contar con datos precisos y actualizados para tomar decisiones estratégicas de manera ágil.
Un cambio significativo que Odoo ha traído a Pharmactive es la digitalización y automatización de procesos. Antes de la implementación, la empresa dependía de tareas manuales que eran propensas a errores y consumían mucho tiempo. Con Odoo, los procesos ahora son más ágiles y automatizados, lo que ha permitido a la empresa operar de manera más eficiente y enfocarse en tareas de mayor valor.
Uno de los impactos más positivos de Odoo fue en la gestión documental. Anteriormente, Pharmactive almacenaba contratos, facturas y otros documentos en múltiples plataformas, lo que dificultaba su acceso y gestión. Con Odoo, la documentación ahora se centraliza en los expedientes de clientes y proveedores, lo que facilita la búsqueda y reduce los errores administrativos.
Otro beneficio inesperado fue la mejora en la colaboración entre departamentos. La integración de los módulos de Ventas, Compras y Contabilidad permitió que los equipos trabajaran con la misma información en tiempo real, mejorando la comunicación interna.
Tras la implementación de Odoo, desde Pharmactive no dudan en recomendar el sistema como software de gestión. Destacan la flexibilidad, la interfaz intuitiva y la capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada negocio. Además de la integración entre módulos y la automatización de procesos.
También cabe recomendar una implementación adecuada, acompañada de expertos en Odoo, para poder aprovechar al máximo todo el potencial de Odoo.
