Bedrijf: PFM Intelligence Group

Locatie: Nederland, Europa

Sector: Technologie

Oprichting: 1983

Aantal medewerkers: <100

Odoo-gebruikers: <100

Hostingtype: Odoo.sh

Apps: CRM, Verkoop, Abonnementen, Inkoop, Facturatie, Boekhouding, Voorraad, Projectbeheer, Helpdesk, Werknemers, Studio, Verlof

Implementatiepartner: Cravit

PFM Intelligence Group biedt met kantoren in Nederland en het Verenigd Koninkrijk op maat gemaakte business intelligence-oplossingen die gericht zijn op bezoekersdata in fysieke locaties. Na jarenlang met zelfstandige systemen te hebben gewerkt, besloot PFM zijn operaties te stroomlijnen met het gecentraliseerde en geïntegreerde ERP-systeem van Odoo. De implementatie werd uitgevoerd in samenwerking met Cravit, die daarbij een belangrijke rol speelde.

PFM Intelligence Group is actief op de Nederlandse en Britse markten en combineert data met historische context om realtime inzichten te bieden die daadwerkelijk verschil maken. Bedrijven die hun op maat gemaakte business intelligence-oplossingen gebruiken, profiteren van gedetailleerde en gepersonaliseerde prognoses voor beter onderbouwde beslissingen. Dit stelt hen in staat om de klantervaring te verbeteren, de financiële prestaties te optimaliseren en de waarde van hun vastgoed te verhogen. 

Het bedrijf gebruikte jarenlang verschillende tools in diverse afdelingen om marketing, verkoop, logistiek, support, financiën en HR te beheren. Dit leidde tot duplicaten en handmatige invoer, wat tijdrovend was, inconsistenties veroorzaakte en een aanzienlijk risico op fouten met zich meebracht. 

De gefragmenteerde opzet veroorzaakte echte operationele inefficiënties doordat data werd gedupliceerd over verschillende tools, het overzicht tussen afdelingen beperkt was en de processen op de kantoren inconsistent waren.

De ontwikkeling van PFM begon met een visie op groei en innovatie, gedreven door de sterke ambitie om grenzen te verleggen en baanbrekende oplossingen te ontwikkelen. Om dit te realiseren, was het essentieel om een krachtige multi-company managementoplossing te adopteren die de operaties van alle afdelingen integreert en de data centraliseert. 

Daarom besloot PFM alle functies te consolideren binnen Odoo’s volledig geïntegreerde en gecentraliseerde software. Het bedrijf koos voor Odoo om verschillende redenen:

 Flexibiliteit van het open-source-systeem: Odoo is eenvoudig aan te passen, wat PFM waardeert omdat het systeem zo afgestemd kan worden op de specifieke behoeften zonder vast te zitten aan een rigide oplossing.

 Kostenefficiëntie: Odoo biedt de mogelijkheid om meerdere systemen (waaronder enkele duurdere) te vervangen door één oplossing, alles met een duidelijk prijsmodel.

 Modulaire aanpak: Odoo maakt het mogelijk om klein te beginnen en op te schalen naarmate de bedrijfsprocessen zich ontwikkelen, door eenvoudig nieuwe modules te integreren.

 Gecentraliseerde database: Door alle data te centraliseren, worden verkoop, operaties en financiën samengebracht in één database, wat zorgt voor betere inzichten en het elimineren van gegevenseilanden.

PFM vergeleek voorafgaand aan de beslissing ongeveer 30 oplossingen, waaronder SAP, Oracle NetSuite, Exact Online, Microsoft Dynamics, Ridder en Salesforce. De meeste van deze softwareoplossingen voldeden echter niet aan de nodige flexibiliteit of vereisten te veel maatwerk.

"Odoo onderscheidde zich door de unieke combinatie van modulariteit, open-source-systeem en kostenefficiëntie." - Michel l’ Amie - COO bij PFM Intelligence Group

Met de waardevolle ondersteuning van Odoo’s Gold implementatiepartner Cravit, voorheen B-Informed, werkte PFM stapsgewijs aan de implementatie, installatie en configuratie van de Odoo-modules:

1. Proof of concept en gap-analyse: De eerste stap was te verifiëren of Odoo kon voldoen aan de kernbehoeften van PFM.

2. Een eerste implementatie met de Verlof-app: PFM introduceerde Odoo met een eenvoudige maar veelzijdige functie: Verlof. Het doel was om het systeem op een praktische en laagdrempelige manier door de organisatie te implementeren, wat een groot succes bleek. 

3. Invoering van de kernmodules in fases: Nadat iedereen vertrouwd was met het systeem werden andere modules zoals CRM, Voorraad, Boekhouding en Helpdesk toegevoegd.

4. Iteratieve verbeteringen: Wekelijkse check-ins werden gehouden om problemen aan te pakken, aanpassingen door te voeren en processen waar nodig te verfijnen.

5. Voortdurende optimalisatie: Zelfs na de initiële voltooiing van het project blijft PFM zich verbeteren en nieuwe functies via Odoo toevoegen, gedreven door een constante wens naar optimalisatie.

Het installeren van een all-in-one ERP-systeem heeft verschillende voordelen voor het bedrijf opgeleverd:

 Efficiënte workflows: Het systeem stroomlijnt de dagelijkse werkzaamheden en verbetert de samenwerking tussen afdelingen aan de hand van consistente processen over verschillende regio's. 

 Waardevolle inzichten: Het team maakt gebruik van realtime data om sneller en efficiënter te werken, met meer nauwkeurigheid en kwaliteit in het besluitvormingsproces. 

 Procesautomatisering en centralisatie: Het verminderen van de afhankelijkheid van handmatige taken was essentieel. Door onnodige werklast te vermijden en processen te centraliseren, hoeven teams data niet opnieuw in te voeren, wat resulteert in minder fouten en snellere doorlooptijden.

 Optimalisatie van de efficiëntie: Het managementsysteem van Odoo vergemakkelijkt schaalbaarheid en blijft tegelijkertijd kosteneffectief.

 Kostenreductie: Door alle software in één oplossing te centraliseren, zijn de kosten aanzienlijk verlaagd, vooral op het gebied van IT-onderhoud.

 Tijdbesparing: Het consolideren van tools in Odoo heeft de doorlooptijd tussen afdelingen verkort. Dit maakt het mogelijk om meer focus te leggen op de kernactiviteiten: het omzetten van bewegingsdata in waardevolle inzichten die de toekomst van fysieke ruimtes vormgeven.

Het Odoo-managementsysteem stelde het mogelijk om alle data in één systeem te centraliseren, de afdelingen te standaardiseren en de operaties te transformeren. 

"Odoo is een gamechanger geweest in het afstemmen van onze teams en het verlagen van overheadkosten." - Michel l’ Amie - COO bij PFM Intelligence Group 

Het stroomlijnen van processen en het elimineren van dubbele invoer stelt teams in staat zich te concentreren op waardevolle taken. Dit verbetert de klantenservice, doordat teams sneller en efficiënter reageren op tickets. Tegelijkertijd kunnen meer middelen worden toegewezen aan productverbeteringen, het verkennen van nieuwe markten en strategische groeiprojecten.

Het bedrijf heeft een sterk concurrentievoordeel ervaren dankzij de voordelen van Odoo. De volgende stap is het verder optimaliseren en uitbreiden van Odoo’s capaciteiten om de groei in Europa te ondersteunen. Schaalbaarheid is daarbij een belangrijke focus zodat het systeem kan meegroeien met de toename van data en transacties in de komende jaren. 

"Odoo heeft PFM geholpen om flexibeler te worden. De tijd die voorheen verloren ging aan het beheer van verschillende systemen wordt nu gericht ingezet voor innovatie, groei en het verbeteren van onze dienstverlening aan klanten." - Michel l’ Amie - COO bij PFM Intelligence Group