Bedrijf: NewCold Automation

Locatie: België, Europa

Sector: Productie

Oprichting: 2021

Aantal medewerkers: <50

Odoo-gebruikers: <50

Hostingtype: Online

Apps: Verkoop, Inkoop, Facturatie, Boekhouding, Logistiek, Projectbeheer, Urenstaten, Werknemers, Studio, Verlof, Documenten, Wagenpark, Onkosten, Helpdesk

NewCold Automation, gevestigd in België, is gespecialiseerd in elektrische en software-engineering voor automatiseringsprojecten. Het bedrijf was op zoek naar een managementsysteem dat de efficiëntie zou verbeteren en de groei zou ondersteunen. Belangrijke voordelen waren tijdswinst, hogere productiviteit en meer automatisering. Tot dat moment maakte het bedrijf uitsluitend gebruik van de tools in de Microsoft Suite.

NewCold Automation (NCA), onderdeel van de NewCold Group, is een ingenieursbedrijf dat automatiseringsoplossingen ontwikkelt voor het beheer van Material Handling Equipment (MHE). Het bedrijf helpt klanten om operationele uitvaltijd en onderhoud te minimaliseren en de inzet van operators en personeel te optimaliseren. Met teams in België, Italië en de Verenigde Staten werkt NCA wereldwijd en streeft het voortdurend naar innovatie in zijn aanbod. 

Het bedrijf, opgericht in 2021, begon met het gebruik van Microsoft-tools zoals Excel, Outlook en Teams voor communicatie en taakbeheer. Elk project had een eigen Excel-bestand waaraan verschillende mensen werkten, wat het moeilijk maakte om te zien wie welke taken uitvoerde. Er waren geen duidelijke richtlijnen of taakverdelingen en naarmate het bedrijf groeide werd het systeem steeds minder efficiënt. 

Na enkele jaren merkten de teams op dat er een geschikt beheersysteem ontbrak om de projecten effectief te beheren en te volgen. Naarmate het bedrijf en het aantal medewerkers groeiden, werd het steeds complexer om op deze manier door te werken.

NewCold Automation begon daarom vijf of zes tools te onderzoeken en met elkaar te vergelijken, waaronder Odoo, SAP, Oracle en Monday.com. Het doel was om de volgende voordelen te behalen: 

 Tijdsbesparing

 Efficiëntie 

 Automatisering en centralisatie van processen

 Groei

 Budgetcontrole

Het bedrijf koos voor Odoo vanwege de goede prijs-kwaliteitverhouding en de mogelijkheid voor het personeel om veel functies binnen één interface te gebruiken zonder hoge kosten. Aangezien er nog geen systeem in gebruik was, zocht NewCold Automation ook een oplossing die snel geïmplementeerd, ingesteld en gebruikt kon worden.

De implementatie van Odoo begon in 2022, met de bedoeling deze intern uit te voeren. Het doel was om de verschillende beschikbare modules te testen en te analyseren. NewCold Automation besloot elke applicatie uit te proberen om te bepalen welke het beste paste bij hun organisatie. 

Het team begon de software gelijktijdig te configureren en te gebruiken, zodat ze de nodige aanpassingen konden doorvoeren terwijl ze met de interface werkten. Ze startten met de app Projectbeheer en voegden al snel Boekhouding, Facturatie, Urenstaten, Wagenpark en enkele andere toe. 

NewCold Automation koos ervoor de standaardversie van Odoo te gebruiken en deze aan te passen aan hun werkwijze, omdat het eenvoudiger is om altijd up-to-date te blijven met nieuwe versies en functies.

Odoo is een echte gamechanger voor NewCold Automation geweest doordat het structuur bracht in alle operationele gebieden zoals financiën, administratie en projectbeheer. De voordelen van de oplossing waren bijzonder groot, vooral omdat het bedrijf aanvankelijk over geen enkele tool beschikte om de dagelijkse werkzaamheden te beheren. 

Het team merkte op dat ze het werk 50% sneller konden uitvoeren, dankzij aanzienlijke efficiëntiewinsten. Ze hebben nu een helder overzicht van de voorraad, het budget per project en de gefactureerde bedragen om maar enkele voorbeelden te noemen. Transparantie en traceerbaarheid zijn nu volledig gegarandeerd door de implementatie van verschillende Odoo-modules. 

“We kunnen nu alles opvolgen, terwijl we vroeger moeite hadden om dit te doen. Tegenwoordig hebben we perfect inzicht in onze cashflow en weten we precies wanneer we iets moeten betalen, factureren of bestellen.” - Kevin Van Hove, Operational Support bij NewCold Automation

Vandaag de dag waardeert NewCold Automation hoe veel eenvoudiger het is geworden om projecten, facturering en kosten te volgen. De volgende stappen voor het bedrijf zijn het nauwkeurig bijhouden en verfijnen van het projectbudget om betrouwbare benchmarks te stellen en het blijven implementeren van functies die het werk voor de medewerkers verder optimaliseren. 

"Odoo heeft ons geholpen om onze groei bij te houden. We moesten echt efficiënter worden vanwege het toenemende aantal medewerkers en projecten. Volgens mij zouden we zonder Odoo de zaken die we nu doen, niet hebben kunnen realiseren.” - Kevin Van Hove, Operational Support bij NewCold Automation

NewCold Automation beheert nu drie keer zoveel projecten als vier jaar geleden bij de oprichting van het bedrijf en heeft drie keer zoveel medewerkers om deze projecten te beheren. Het doel is om in dit versnelde tempo door te blijven groeien met de ondersteuning van de Odoo-suite van business-apps.