Naarmate de wereld steeds digitaler wordt, moeten bedrijven die competitief willen blijven en voldoen aan de regelgeving zich aanpassen. België vormt hierop geen uitzondering, aangezien zowel de overheid als bedrijven investeren in technologieën. Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor B2B-transacties binnen het btw-regime op Belgisch grondgebied. Voor de transacties tussen bedrijven en overheidsinstanties (B2G) geldt deze verplichting al sinds maart 2024. 

Het is belangrijk dat jouw bedrijf het juridische kader goed begrijpt en de nodige aanpassingen doorvoert in de manier waarop facturatie en boekhouding worden beheerd. Odoo, met een Peppol-gebaseerd beheersysteem, is de ideale partner om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf volledig voldoet aan de vereisten. Daarnaast biedt onze suite van professionele applicaties de tools om je resultaten te verbeteren door je processen te automatiseren, vereenvoudigen en centraliseren.  

Het belangrijkste om te weten is dat de Europese Unie in 2014 de regelgeving voor elektronische facturatie heeft gestandaardiseerd door de Richtlijn 2014/55/EU en de norm EN 16931 in te voeren. Europese landen moesten hun wetgeving vervolgens in de daaropvolgende jaren aanpassen, met als deadline 2030 om volledig compliant te zijn.

Het tweede aspect om te begrijpen, is dat e-facturen betrekking hebben op het digitaal uitgeven, verzenden en ontvangen van facturen. Het elektronische facturatiesysteem kent twee typen facturen:

• Gewone elektronische facturen: Dit type factuur is een elektronisch formaat waarin verplichte gegevens in een vrije structuur en opmaak worden weergegeven. In België kan dit type factuur tot 31 december 2025 naar elke klant (behalve B2G) worden verstuurd. Daarna is het alleen nog toegestaan voor privépersonen (B2C) en internationale transacties, zowel binnen als buiten Europa.
• Gestructureerde elektronische facturen: Een gestructureerde elektronische factuur is een document dat automatisch en elektronisch wordt verwerkt volgens een vastgesteld formaat. In België wordt het vanaf 1 januari 2026 verplicht om voor alle B2B-transacties te voldoen aan de nieuwe Europese norm EN 16391. Dit geldt al voor transacties met overheidsinstanties (B2G) sinds 2024. Deze documenten moeten voldoen aan het Peppol BIS-formaat (of een ander compatibel formaat) en via het Peppol-netwerk worden verzonden. 

Hoewel papieren en PDF-facturen nog steeds toegestaan zijn voor B2C- en internationale transacties, zullen deze binnenkort verdwijnen voor bedrijven die zaken doen met andere bedrijven of overheidsinstellingen. Gestructureerde elektronische facturen worden de nieuwe, moderne en conforme manier van factureren voor alle in België btw-geregistreerde bedrijven die daar zijn gevestigd of een vast adres hebben.

Daarnaast heeft de Belgische coalitieregering in januari 2025 aangekondigd extra controlemechanismen te willen implementeren in het facturatiesysteem. Vanaf januari 2028 moeten bedrijven onder het btw-regime hun binnenlandse B2B-transacties bijna in realtime rapporteren aan de belastingdienst, op basis van e-facturen.

Pan-European Public Procurement On-Line, beter bekend als Peppol, is een raamwerk dat de Europese Unie aanvankelijk drie jaar lang als pilotproject heeft getest. Na deze proef- en analyseperiode werd het officieel goedgekeurd en in 2024 in België geïntroduceerd als een officiële en verplichte set regels voor B2G-transacties. Vanaf 2026 zal Peppol ook van toepassing zijn op B2B-transacties. 

Het idee achter deze regelgeving is:

• Het elimineren van papieren commerciële transacties, inclusief facturen, tussen overheidsinstanties en bedrijven (B2G) en tussen bedrijven onderling (B2B)
• Het stimuleren van het gebruik van openbare e-procurement
• Het structureren van het gefragmenteerde landschap van elektronische facturatie
• Het zorgen voor afstemming op het gebied van formaat, connectiviteit en juridische regels. E-facturen moeten een gestructureerd, gemeenschappelijk formaat hebben, via een beveiligd netwerk worden verzonden en voldoen aan de wettelijke vereisten

Het gebruik van het Peppol BIS-formaat via het Peppol-netwerk en gecertificeerde providers biedt verschillende voordelen. Ten eerste wordt de data op een veilige manier overgedragen, in lijn met de geldende overeenkomsten. Ten tweede zorgt het gestandaardiseerde formaat ervoor dat alle partijen dezelfde informatie gebruiken. Ten derde bevordert het samenwerkingsmodel de betrokkenheid van alle partijen.

In 2022 stemde de Europese Commissie in met verschillende maatregelen om het btw-systeem van de EU te moderniseren. Het doel was om processen voor bedrijven te vereenvoudigen, fraude effectiever te bestrijden en de bredere btw-uitdagingen in de huidige economie aan te pakken. 

ViDA, wat staat voor ‘VAT in the Digital Age’, brengt tegen 2030 een aantal belangrijke veranderingen met zich mee. Eén van de belangrijkste wijzigingen is de verplichting voor e-facturatie. Daarnaast zullen bedrijven digitale rapportages in realtime naar de belastingautoriteiten moeten sturen om fraude te bestrijden. Ook wordt de btw-registratie voor bedrijven die binnen de Europese Unie transacties uitvoeren vereenvoudigd. 

ViDA is volledig in lijn met de eerder besproken e-facturatieregels en maakt deel uit van de voortdurende initiatieven om het Europese boekhoud- en facturatie-landschap te moderniseren en te beveiligen.

Het ontvangen en versturen van facturen is een vanzelfsprekende taak voor elk bedrijf, ongeacht de grootte of sector. Het is dan ook belangrijk om de benodigde aanpassingen door te voeren in je boekhoud- en facturatieprocessen, zodat je voldoet aan de nieuwe Europese normen. 

Het verzenden van facturen via e-mail is niet langer voldoende, aangezien dit kanaal vaak het doelwit is van verschillende vormen van fraude. 

Hoewel we nog een jaar moeten wachten op 2026, is het nooit te vroeg om aan de slag te gaan. Sterker nog, je hebt nu de tijd om alles op je eigen tempo voor te bereiden, zonder stress of haast, en zo een voorsprong te nemen op anderen.

Aangezien Peppol in België het belangrijkste netwerk is voor e-facturatie bij transacties tussen de overheid (B2G) en bedrijven (B2B), is het essentieel dat jouw bedrijf een gecertificeerde provider gebruikt die voldoet aan de nieuwe regels en deze naadloos integreert. 

Bovendien kun je de noodzakelijke aanpassingen gebruiken om de efficiëntie van je dagelijkse processen te verhogen. Door je workflows compliant te maken met de nieuwe e-facturatieregels, kun je tegelijkertijd je processen vereenvoudigen met een alles-in-één bedrijfssoftware. 

Odoo biedt bedrijven van elke omvang en uit verschillende sectoren een complete oplossing om alles vanuit één interface te beheren. De software bevat geïntegreerde modules voor boekhouding en facturatie die gecertificeerd zijn voor het verzenden en ontvangen van facturen via het Peppol-netwerk. Onze interface zorgt ervoor dat je altijd beschikt over up-to-date en compliant applicaties die volledig in lijn zijn met de nieuwe vereisten, zonder extra kosten. 

Dankzij de integratie tussen Odoo en Peppol kan je bedrijf facturatie veilig en automatisch beheren, volledig conform de geldende wetgeving. Dit verhoogt de efficiëntie en transparantie, en zorgt ervoor dat facturen snel en moeiteloos worden verwerkt. 

Odoo biedt niet alleen een compliant facturatie-app, maar ook een allesomvattend bedrijfsbeheersysteem waarmee je:

  Elk onderdeel van je bedrijf via één interface kunt beheren

 Je processen en workflows kunt stroomlijnen voor meer efficiëntie 

 Tal van operaties kunt automatiseren om sneller en beter te presteren 

 Alle gegevens kunt centraliseren om de communicatie te verbeteren en de kans op fouten te verminderen

 Waardevolle tijd bespaart, zodat je die kunt herinvesteren in strategische projecten

Odoo biedt de kans om je bedrijf verder te laten groeien en betere resultaten te behalen. Ons platform maakt het mogelijk om je dagelijkse processen slimmer, sneller en efficiënter te beheren. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over de naleving van de nieuwe e-facturatieregels; ons team zorgt ervoor dat alles voldoet aan de vereisten.

Wil je meer weten over het bedrijfsbeheersysteem van Odoo? Neem dan zeker contact met ons op. ​