Fases del proyecto, presupuesto y planificación

Fases del proyecto, presupuesto y planificación

Introducción

La división de un proyecto en fases es la hoja de ruta que se seguirá para implementar el proyecto. Este es el orden en el que se implementarán los flujos o aplicaciones.

Pero, ¿por qué es necesario dividir un proyecto en fases?

• No podemos emprender un viaje sin un mapa.
• El proyecto podría fracasar si realiza una implementación sin establecer fases. Hacemos la división en fases y nos enfocamos en cada una de ellas para aumentar la eficiencia, esto evita que el proyecto no tenga dirección y se salga de control.
• Estas fases le permitirán tener una visión más amplia de su proyecto.
• Las fases pasan a producción una por una para validar los pasos del proyecto de forma secuencial y prevenir problemas significativos al finalizar el proyecto.

Esta sección tiene como propósito enseñarle a dividir un proyecto en fases.

1️⃣ División por fases

El objetivo de la división es realizar el lanzamiento con una parte del sistema ya implementada, si es posible, dentro del presupuesto y las fechas establecidas. Usted define las fases y el SPoC debe validarlas.

Su objetivo es capacitar a los USUARIOS DENTRO DEL PRESUPUESTO y las FECHAS ESTABLECIDAS.

Para lograr este objetivo, cada fase tiene definido un producto mínimo viable (MVP) o un segundo despliegue.

Debe definir qué flujo de producto mínimo viable implementará primero para que el cliente reciba los beneficios del valor agregado de usar Odoo lo antes posible.

Estos son algunos ejemplos de la división por fases:

Tome en cuenta que debe demostrar tanto el valor agregado de Odoo como la calidad de su servicio de implementación durante la etapa inicial del proyecto. Enfóquese en el alcance que tendrá mayor impacto en la forma de trabajar de la empresa, pero considere que no hay una sola forma de dividir las fases y que su sentido común será su mejor aliado. Puede tener 2 proyectos con el mismo alcance, pero sus fases serán distintas.

La división de fases se determinará con la información que recopilemos durante la fase inicial. Es útil que recopile la siguiente información durante el kick-off, le ayudará a elaborar sus fases.

• Los flujos que están relacionados con las operaciones principales de la empresa.
• Los departamentos que están involucrados en el cambio.
• Si la licencia del sistema actual vence pronto.
• Si alguno de los empleados ya no formará parte de la empresa y es la única persona que conoce un flujo de trabajo.
• Las necesidades urgentes del cliente. En ese momento deberá cuestionar al cliente y evaluar si se trata de una necesidad imprescindible o no. Por ejemplo: cierre contable, sitio web para un roadshow, etc.
• Si el cliente no puede trabajar de forma eficiente o corre el riesgo de tener que pagar multas por el software que utiliza.

Las fases no equivalen a los pasos de implementación. Las fases permiten que el cliente sepa cómo evolucionará el proyecto, mientras que la implementación es parte de una fase. El objetivo de la implementación es solucionar las necesidades del cliente para que al final de la fase pueda usar Odoo en producción.

Cambiar de una fase de producto mínimo viable o segundo despliegue a otra

Asegúrese de completar la fase MVP o el segundo despliegue antes de comenzar con otra. Una fase está completa después de realizar el lanzamiento y una vez que usted y el cliente hayan acordado que no es necesario que reciba soporte y pueden enfocarse en todo lo necesario para la siguiente fase.

Si comienza a trabajar en otra fase sin haber concluido la anterior, es posible que los clientes no quieran pasar al lanzamiento y que intenten posponerlo (por ejemplo, porque no todos los flujos están listos) o incluso que no le dejen continuar con la siguiente fase (por ejemplo, porque todavía hay varias cosas que mejorar).

Preste atención al lanzamiento y la posproducción de una fase de MVP o segundo despliegue. Los usuarios harán algunas otras solicitudes en las que usted tendrá que trabajar para optimizar la manera en la que los usuarios trabajan con Odoo. Después del lanzamiento en producción, asegúrese de dedicar tiempo a recopilar retroalimentación valiosa y decida si debe implementar las funciones de inmediato o en una fase posterior. Siga cuestionando a su cliente con respecto a los puntos de bloqueo que impiden que usen el sistema, no con aquellos que funcionan y que "podrían mejorar", es posible que con el paso del tiempo se olviden de ellos porque suelen ser innecesarios.

Existe la posibilidad de que cuando comience a trabajar en la siguiente fase siga recibiendo algunas solicitudes de mejora. Asegúrese de que el cliente entienda lo que puede ocurrir si trabaja en ellas (retrasos en la implementación, el proyecto se vuelve más costoso) en lugar de trabajar en la siguiente fase y tome las decisiones necesarias.

2️⃣  Presupuesto

Es muy importante que estime un presupuesto para todas las fases de MVP o segundo despliegue que planea realizar.

Esta herramienta ayudará a que el consultor defina qué podrá entregar en el contexto del proyecto. No importa el nivel de análisis que se haya hecho, un presupuesto siempre es una estimación y nunca un precio fijo. Además, no es necesario implementar todo lo que el cliente quiere dentro de ese mismo presupuesto. En muchos casos, la cantidad de horas que adquirió el cliente no es suficiente para implementar todo el alcance. Tener las prioridades claras es esencial.

Recuerde:

• Debe reevaluar el presupuesto y la planificación en caso de que sea necesario.
• Las horas que utiliza para trabajar en el proyecto no son gratuitas, puede recordarle esto al cliente cuando necesite cuestionarlo.

Herramientas para elaborar un presupuesto

Hay 2 enfoques principales para presupuestar un proyecto.

De abajo hacia arriba

El objetivo es prever las tareas que deberá realizar, calcular las horas necesarias y ajustar esto al presupuesto.

Esta herramienta le ayudará a elaborar uno.

De arriba hacia abajo

Para elaborar este presupuesto tome las horas del paquete y divídalas entre el número de fases del proyecto. Calcule el número de reuniones que tendría en cada fase, el tiempo que le tomaría preparar esas reuniones y el tiempo que necesitaría después de estas (para gestión de proyecto e investigación funcional). El último paso sería comprobar si el número de reuniones sería suficiente para cubrir el MVP acordado con el cliente. En caso de que no lo sea, el número de horas es demasiado bajo para implementar el alcance completo del proyecto. Recuerde, debe establecer prioridades.

Archivos utilizados en el video:

Ejemplo de arriba hacia abajo

Agenda del proyecto

3️⃣ Planeación

Una vez que sus fases estén listas, podrá planificarlas. ¿Cuánto tiempo le tomará cada una de ellas? Es importante que estime algunas fechas para delimitar el proyecto y establecer puntos de referencia temporales.

Tenga en cuenta que también es importante tomar en cuenta los márgenes de seguridad y el tiempo posterior al lanzamiento. La planificación evolucionará a lo largo del proyecto. Debe apegarse a ella, pero también debe tomar en cuenta que puede haber sucesos inesperados que hagan que tenga que cambiarla. No se estrese, solo hágaselo saber al cliente en caso de que ocurra.

Hablar sobre las fases

Es indispensable que hable sobre la cronología del proyecto, así usted y su cliente compartirán la misma visión del proyecto. El cliente estará más comprometido.

Compartirá la división de fases, el presupuesto y la planificación del proyecto con su cliente en la segunda fase de la reunión de kick-off. En el siguiente documento encontrará más información relacionada con el punto anterior.

¿Cómo gestionar el síndrome del lavadero (scope creep)?

Con algunos clientes se dará cuenta de que a medida que avanzan las reuniones, agregarán más y más funciones para implementar. Esto ampliará el alcance de la implementación y llegará el momento en el que note que ya no está dentro del presupuesto ni de las fechas estipuladas. No pase por alto la "regla ABC" (Always Be Challenging, es decir, siempre cuestione al cliente), es de suma importancia que siempre cuestione todas las solicitudes.

En caso de que cuestionar al cliente no esté funcionando, hable cordialmente sobre esto. Mencione que si las cosas siguen así, el proyecto no estará dentro del presupuesto y que deberán invertir más. La otra opción es que elimine algunas funciones.

¿En dónde hay que registrar esa información?

Ya elaboró la división por fases, la planificación y el presupuesto, así que lo último que debe hacer es resguardar esa información en Odoo. Este es un ejemplo de cómo puede hacerlo:

1. Puede generar el proyecto de manera automática con el servicio mencionado en la orden de venta.
2. El proyecto se creará y también será visible desde el portal de su cliente.
3. Comience a crear las tareas correspondientes: según el proyecto, una tarea representará una fase y estará compuesta por un MVP, un segundo despliegue o ambos. También puede agregar una tarea específica para el kick-off, la importación y el soporte durante el lanzamiento. Asegúrese de ser la persona asignada en estas tareas.
4. Agregue el tiempo estimado de cada fase en el campo "Tiempo asignado".
5. Agregue la fecha planificada (según la planificación) y la fecha límite correspondiente a la fecha de lanzamiento (pronosticada).
6. Asegúrese de que todas las subtareas tengan una tarea principal y una línea con la orden de venta.
7. Ahora el consultor podrá registrar su tiempo en la hoja de horas de la fase en la que está trabajando y llevar seguimiento del proyecto.