Yrityksen nimi: Tamlans

Sijainti: Suomi, Eurooppa

Toimiala: Ajoneuvojen korinrakennus

Perustettu: 1998

Yrityksen koko: >50

Odoo-käyttäjät: >30

Verkkoisännöintityyppi: Online

Sovellukset: TuotantoMhguanufacturing, Myynti, CRM, Projekti, Ostot ja Inventaario

Implementaatiosta vastaava Yhteistyökumppani: SprintIT

Tampereella sijaitseva Tamlans on ajoneuvojen korinrakennukseen erikoistuva yritys. Vuodesta 1998 alkaen he ovat auttaneet monenlaisissa liikkuvuusratkaisuissa, kuten minibussien ja hyötyajoneuvojen, sekä hälytys- ja pelastusajoneuvojen varustamisessa. Kamppaillessaan vanhentuneen ERP-järjestelmän kanssa Tamlans etsi nykyaikaisempaa ratkaisua, joka pystyisi tukemaan heidän kasvavia ja kehittyviä liiketoimintatarpeitaan.

Noin 25 vuoden ajan Tamlans käytti ERP-järjestelmää, joka vähitellen vanhentui käytettävyyden ja teknologian osalta, eikä enää vastannut yrityksen päivitys- ja kehitystarpeita. Tiimi joutui taistelemaan tuotetietojen, komponenttien käsittelyn ja työohjeiden, sekä ostoprosessien kanssa. Lisäksi liiketoimintaprosesseihin liittyvä tuki oli riittämätöntä, mikä johti tehokkuuden laskuun ja työntekijöiden turhautumiseen. Käyttöliittymä ei myöskään tarjonnut mahdollisuutta etätyöskentelyyn tai tehtävien hoitamiseen puhelimelta, vaikka niistä oli tullut yhä keskeisempi osa yrityksen toimintaa. 

Yritys joutui turvautumaan useisiin aputyökaluihin, kuten Exceliin, erilliseen raportointijärjestelmään ja työaikakirjauksen ratkaisuun.

Arvioidessaan aiemman ERP-järjestelmän kaikkia monimutkaisuuksia sekä epävarmuutta tuen ja päivitysten suhteen, Tamlans päätti etsiä modernimman ratkaisun, joka vastaa yrityksen tarpeita ja virtaviivaistaa heidän menetelmiään. He harkitsivat noin 10 eri ohjelmaa, mutta niistä vain kolme sopi heidän liiketoimintaprosesseihinsa ja vaatimuksiin. Perusteelisen analysoinnin, demojen, tarjousten ja monien keskusteluiden jälkeen Tamlans päätti edetä Odoon ERP-järjestelmän kanssa. Päätös perustui kustannustehokkuuteen, mukautusmahdollisuuksiin, järjestelmän monipuolisuuteen ja joustavuuteen erityistarpeiden kehittämisessä, joita Tamlans odottaa kohtaavansa tulevaisuudessa, ja joihin Odoo pystyy tarjoamaan ratkaisuja.

Vuonna 2023 Tamlans asensi ja suoritti konfiguroinnin Odoo-ERP -järjestelmän käyttöönottoon yhdessä implementaatiosta vastaavan yhteistyökumppanin SprintIT:n kanssa. Prosessi oli kattava ja hyvin organisoitu, sillä siirtymistä suunniteltiin ja valmisteltiin vuosia ennen sen suorittamista, ja se sisälsi myös kartoituksen yhteistyössä Tampereen teknillisen yliopiston kanssa, johon sisältyi:

• Tämänhetkisen tilan analyysi
• Puuteiden ja kehitystarpeiden tunnistaminen
• Järjestelmävaatimusten määrittäminen
• Huolellisesti suunniteltu ja porrastettu käyttöönotto työntekijöiden kuormittamisen minimoimiseksi

Implementaatiosta vastaavan yhteistyökumppanin SprintIT:n rooli on ollut avainasemassa yrityksen opastamisessa teknisten osa-alueiden ja tarvittavien säätöjen läpi. SprintIT on valvonut, että prosessit on pystytty mukauttamaan uuteen järjestelmään. Kriittiset projektin osatekijät, koulutukset ja datan valmistelu on organisoitu niin, että siirtymää Odooseen käy saumattomasti. Kaiken tämän lisäksi prosessi vietiin loppuun budjetin sallimissa rajoissa ja aikataulussa. SprintIT SprintIT piti huolen siitä, että projektin etenimisestä ja haateista kommunikoitiin ajoissa, ne ratkaistiin ja että niihin varauduttiin etukäteen, jotta mahdolliset teknisiltä haasteilta ja niiden vaikutuksilta työntekijöihin vältytään.

Odoo on tarjonnut Tamlansille modernin, käyttäjäystävällisen käyttöliitymän, jota voi helposti käyttää useilla laitteilla, missä tahansa, sallien niin toimisto- kuin etätyöskentelyn. 14 hengen myyntitiimi, tuotantotiimi ja hallinnollinen tiimi ovat kaikki säästäneet keskimäärin 130 työpäivää vuodessa, kun manuaalista kirjaamista ei enää tarvitse tehdä, tietyt tehtävät on automatisoitu ja tiedonsaantia on yksinkertaistettu.  

Päivitysten tukeminen tekee alustasta sopivamman yrityksen liiketoimintaprosesseihin, tarjoten seuraavia etuja:

 Paranneltu prosessien laatu ja tehokkuu tuotekonfiguraattorin sekä parannetun tilaus-toimitusprosessin tiedonhallinnan ansiosta

 Virtaviivaistetut prosessit automaattisten hankintaehdotusten ja tehokkaamman varastonhallintajärjestelmän avulla. 

 Tehostettu myynnin ja tuotannon suunnittelu tarkasti ja tehokkaasti konfiguroitavien tuotteiden avulla.  

 Vähemmän virheitä yleisen tiedonlaadun parantumisen myötä 

 Dynaamisempi ja interaktiivisempi liiketoimintaympäristö, jota tukee siirtymä kohti modernia teknologiaa ja jatkuvaa kehitystä 

 Keskitetyt ja ajantasaiset tiedot, jotka ovat helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla, mahdollistaen paremman nykyisten asiakkaiden asiakaspalvelun

Kaikki tehdyt parannukset ovat johtaneet tiedonlaadun parantumiseen, sujuvampiin operaatioihin ja korkeampaan työntekijöiden tyytyväisyyteen. Säästetty aika mahdollistaa uusien asiakkaiden etsimisen ja yhteyden luomisen, uusien tuotteiden julkaisemisen ja asiakkuustyytyväisyyden tehostamisen. Sisäinen viestintä ja yhteistyö ovat parantuneet merkittävästi – ne jopa ylittävät odotukset. Kysyttäessä työntekijät kertovat kokevansa ohjelmistouudistuksen onnistuneeksi. Odoo-ERP sopii erityisesti yrityksille, jotka ovat joustavia ja kehitysvalmiita. Ohjelmistoston tarjoamat hyödyt  tukevat sekä kasvua että nykyasiakkaiden entistä parempaa palvelua.

Odoo tarjoaa ERP-järjestelmän, joka on skaalattavissa kasvavan yrityksen tarpeisiin. Nämä ominaisuudet ovat avainasemassa Tamlansin kaltaisille yrityksille, jotka etsivät keinoja toimintansa tehostamiseen. Yhtälailla tärkeää on hallittu käyttöönotto, ilman  työntekijöiden kuormittamista tai budjettiylityksiä, ja että järjestelmä tukee liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista tehokkaasti.