Nombre de la empresa: Suministros Orduña SL
Ubicación: España y Portugal
Sector: Energías Renovables
Tamaño de la compañía: < 50
Número de usuarios: 30+
Hosting: Local
Aplicaciones: Ventas, Inventario, Compra, Ayuda, Sitio web, Marketing automatizado, Marketing por email, Encuestas, Empleados, Ausencias, Asistencias, Contabilidad.
Partner Implementador: QubiQ 2010, S.L.
Suministros Orduña es una empresa con más de 16 años de experiencia en el sector de las energías renovables. Constituida en 2006, la empresa ha tenido un gran crecimiento desde entonces, ampliando su plantilla, sus objetivos y sin perder su misión, visión y valores.
Su compromiso está en promover la transición energética mediante la distribución de material fotovoltaico. Siguiendo esta línea y respaldada por un Sistema de Gestión Integrado, ofrecen soluciones y material de primera calidad a profesionales, maximizando así la eficiencia y la sostenibilidad medioambiental de cada proyecto.
El cambio a Odoo
Tras años de crecimiento, Orduña decidió dar el salto a Odoo por diversos motivos. Cuando llegó el momento de seleccionar un nuevo ERP optaron directamente por Odoo. Anteriormente, trabajaban con un sistema con ciertas limitaciones, por lo que necesitaron un cambio acorde al crecimiento que estaban experimentando.
Las limitaciones venían, entre otras, con un control de stock insuficiente, integraciones muy escasas a la hora de integrar procesos tanto de la actividad principal como del soporte y, principalmente, la falta de centralización. Gracias a Odoo, ahora pueden gestionar todas las áreas de la empresa desde la misma base de datos, con una centralización que ofrece una mayor eficiencia.
Teniendo claro que querían trabajar con Odoo, comenzó el proceso de implementación del nuevo sistema. En este caso, fue de la mano de QubiQ, este partner de Odoo es de categoría Gold, llevan esta insignia desde 2019. Desde su creación en 2010, no han dejado de crecer, contando actualmente con un equipo de más de 80 consultores y premios tales como Odoo Best Partner Europe 2022 y siendo en 2023 el partner español con más consultores certificados.
El momento de implementar
La implementación fue ejecutada en dos fases. La primera consistió en la toma de contacto inicial, se definieron procesos, aplicaciones a instalar, datos necesarios y todas las integraciones que iban a ser necesarias. La segunda fase de la implementación consistió en la migración de la información a la base de datos de producción, la cual fue la definitiva para la empresa.
Aunque el cambio supuso una mejora notable, siempre se corre algún riesgo al cambiar de sistema. En el caso de Orduña, el mayor obstáculo fue el cambio que supuso para los empleados, que ya estaban formados en una herramienta y tuvieron que aprender el nuevo sistema de cero. El cambio, a pesar de ser una mejora en cuanto a eficiencia, supuso también la modificación de algunos procesos ya existentes.
Sin embargo, gracias a la buena planificación, el soporte y la formación en el sistema ofrecida por el partner implementador, el cambio pudo hacerse de la mejor manera posible. La guía del responsable dentro de Orduña para la implementación del sistema, el SPOC del proyecto, fue clave para que el momento del cambio tuviese el menor impacto posible en la actividad de la empresa.
Los cambios que trajo Odoo son muy destacados, sobre todo la trazabilidad de las operaciones así como la centralización de los datos. Al contar con la aplicación de Inventario, todos los movimientos quedan registrados y es mucho más sencillo gestionar la trazabilidad. Además, la gestión integral de los procesos de preventa y post venta les permite ahora garantizar la calidad de sus servicios.
Las mejoras del cambio
De los numerosos cambios positivos que ha traído Odoo, Orduña destaca la capacidad integradora del sistema. El poder gestionar todos los procesos de manera centralizada, a la par que contar con todos los informes y los datos unificados bajo la aplicación de Tableros, es ahora su mejor herramienta.
En datos objetivos, este nuevo sistema les ha reducido tiempos de gestión, por ejemplo, al tener la posibilidad de consultar la disponibilidad de stock al momento, han acelerado el cierre de operaciones por parte del equipo comercial. En cuanto al equipo de incidencias técnicas, la aplicación de Helpdesk ha sido decisiva para reducir los tiempos de respuesta, así como la gestión de garantías o asistencia post venta.
Instalar un ERP como Odoo trae las mejoras esperadas, como en este caso una mayor trazabilidad, gestión de stock, centralización de datos, etc. Aunque también encontramos mejoras que no estaban planeadas inicialmente, parte del proceso de implementación es ir adaptando a las nuevas mejoras y explorar ámbitos que no se habían planificado inicialmente.
Siguiendo esta línea, Orduña encontró mejoras no esperadas en el ambiente laboral. Gracias a los módulos de recursos humanos fue más sencilla la gestión de los empleados, fichajes y vacaciones. Orduña destaca la disponibilidad de un calendario con todas las vacaciones para una gestión mucho más sencilla, así como el fichaje para cumplir con la legalidad, y la posibilidad de crear evaluaciones entre empleados y supervisores.
Ha sido esta gran combinación de herramientas que trajo éxitos tanto esperados como inesperados. También es por esto mismo que Orduña recomienda el uso de Odoo a cualquier empresa que esté dispuesta a mejorar la calidad de su servicio.
Partner de implementación:
