Nombre de la empresa: Agendadeisa.com
Ubicación: Valencia (España)
Sector: entretenimiento
Tamaño de la empresa: <50
Número de usuarios: 30+
Alojamiento: SaaS
Aplicaciones: Calendario, Contactos, CRM, Ventas, Facturación, Proyectos y Marketing por correo electrónico
Agendadeisa.com es un portal que se centra en proporcionar información sobre actividades de ocio, eventos y planes familiares en Valencia y en las principales ciudades de España. Se especializan en ofrecer experiencias para familias y amigos, con una amplia variedad de opciones, desde eventos para niños hasta entretenimiento para adultos. La plataforma busca convertirse en una guía esencial para quienes desean descubrir nuevas opciones de diversión en la ciudad, con un formato accesible y fácil de navegar.
Momento del cambio
Inicialmente, Agendadeisa.com utilizaba desarrollos personalizados, un software adquirido y hojas de cálculo, pero con el aumento de clientes y la diversificación de los canales de venta, estos sistemas se volvieron ineficientes. La información estaba fragmentada, lo que dificultaba tener una visión global del negocio.
Además, se generaban errores, se perdía tiempo y la trazabilidad era un problema. La escalabilidad era limitada: ya no podían seguir utilizando hojas de cálculo, los sistemas internos eran difíciles de actualizar y el hecho de integrar nuevas tecnologías, como redes sociales y WhatsApp, resultaba complicado. La falta de automatización también era un gran desafío que repercutía en la eficiencia, ya que gestionaban la facturación, los pedidos y el seguimiento de clientes de forma manual.
Antes de decidirse por Odoo, Agendadeisa.com exploró diversas alternativas en busca de una solución simple, intuitiva y asequible. Por un lado, evaluaron HubSpot, pero era costoso y ofrecía funcionalidades que realmente no necesitaban. Por otro lado, Salesforce, que aunque era una herramienta potente, tenía un alto coste y era más compleja, con una curva de aprendizaje pronunciada. Holded les resultó interesante, pero no cubría algunas necesidades específicas, como la facturación.
Buscaban una solución integrada, escalable y con una buena relación en cuanto al coste y a las ventajas. A través del programa Kit Digital, descubrieron Odoo, que cumplía con todos estos requisitos y permitía la personalización de la plataforma. Su implementación mejoró la gestión y facilitó el crecimiento de la empresa.
Un proceso gradual y colaborativo
En Agendadeisa.com, la implementación de Odoo siguió un enfoque estructurado. Lo primero que hicieron fue un análisis de sus necesidades y objetivos para garantizar que la plataforma se adaptara a la empresa.
Para facilitar la transición, el equipo de Odoo realizó diferentes sesiones de formación, y la implementación se llevó a cabo en fases, priorizando módulos clave como la gestión de proyectos y la creación de presupuestos.
Una fase importante fue la migración de datos, que implicó la limpieza y la estructuración de la información para garantizar la precisión desde el principio.
Los principales desafíos fueron: adaptar el sistema para pagos mensuales variables y gestionar presupuestos anuales con diferencias en facturación, así como la asignación de tareas.
Para solucionarlo, trabajaron con un equipo técnico que personalizó los módulos de Odoo. Se establecieron reglas de facturación específicas para reflejar la variabilidad de los contratos y se implementaron informes personalizados para un mejor seguimiento de los presupuestos, asegurando que la información estuviera alineada con sus operaciones.
Odoo les permitió centralizar la información, automatizar procesos e integrar nuevas tecnologías. Con un sistema unificado, Agendadeisa.com optimizó la gestión, redujo errores y mejoró la toma de decisiones, además de impulsar el crecimiento y la eficiencia de la empresa.
Las ventajas de Odoo: eficiencia, flexibilidad, transformación y escalabilidad
Gracias a la asistencia integral y a la formación proporcionada por Odoo, superar los retos iniciales ha sido muy fácil. Agenda de Isa recibió asesoramiento personalizado por parte de los consultores que los guiaron en la configuración y adaptación del sistema a sus necesidades. Además, la plataforma de soporte de Odoo aceleró su curva de aprendizaje y les permitió avanzar de manera autónoma. Esto les ayudó a resolver problemas rápidamente y adaptarse al sistema, convirtiendo a Odoo en un aliado estratégico para mejorar su eficiencia y el control operativo.
El cambio más significativo que Odoo ha aportado a Agendadeisa.com es la mejora en la coordinación entre equipos, especialmente entre ventas y producción, gracias a su integración directa. Además, la posibilidad de crear tareas específicas basadas en presupuestos ha optimizado la gestión y el seguimiento de proyectos. Los recordatorios automáticos de facturación han mejorado la gestión y la planificación financiera y Odoo ha fomentado una cultura más colaborativa, organizada y orientada a resultados.
Desde la implementación de Odoo, el equipo de Agendadeisa.com ha experimentado bastantes mejoras en la productividad, la comunicación y la eficiencia. La integración de la mensajería dentro de los presupuestos ha reducido el tiempo dedicado a la gestión de clientes y también ha facilitado el seguimiento de proyectos y la toma de decisiones.
Su flexibilidad, modularidad y capacidad de personalización lo hacen adaptable a las necesidades de cualquier empresa. «Ha sido una experiencia muy positiva y transformadora. No tenemos dudas de que ha sido una herramienta clave para el crecimiento y la organización de nuestra empresa».
