Sincronizar tu banco con un ERP implica volcar las transacciones bancarias dentro del sistema para poder gestionar tu contabilidad de forma íntegra. De este modo, podremos registrar pagos y cobros, conciliar facturas y tener una visibilidad total de la situación actual.
¿Cuáles son las ventajas de la sincronización bancaria?
Al realizar la sincronización de la cuenta bancaria con el sistema, es posible tener una visión global de la contabilidad. Esto va a favorecer tanto la integración de las distintas áreas del negocio, como la eficiencia de los procesos.
Por ejemplo, si actualmente se gestiona la contabilidad con excel, hay que escribir línea por línea cada movimiento, los asientos... Sin embargo, Odoo automatiza estos procesos. Al volcar las transacciones, Odoo recogerá los asientos contables en una sola línea y quedarán vinculados a la transacción correspondiente.
Además de un ahorro de tiempo y complejidad en cuanto a los procesos del día a día, al tener todo integrado en el módulo de contabilidad, se automatizarán otros procesos más costosos, como la generación de informes
Odoo recopila los datos para mostrarlos tanto en el módulo de tableros, donde podremos ver un resumen global del negocio, como en los informes contables. Toda la información añadida al sistema irá creando nuestros balances, cuentas de pérdidas y ganancias, reportes de impuestos, libro mayor, etc.
¿Cómo funciona la sincronización en Odoo?
A la hora de comenzar la sincronización bancaria en nuestra base de datos, lo primero será disponer de una licencia de Odoo Enterprise, ya que la conexión de un banco no funcionará en el periodo de prueba.
Para realizar la sincronización en España, Odoo se conecta con tres entidades, las cuales actúan de intermediarias entre Odoo y los bancos. Estas son Salt Edge, Enable Banking y Ponto, siendo las dos primeras totalmente gratuitas y la última con un precio de 4€/mes.
Gracias a estas entidades se conectan los distintos bancos, accediendo a este enlace y luego a la lista de instituciones compatibles, se podrá ver el listado completo de bancos disponibles para realizar la sincronización.
Con todo esto, sincronizar su cuenta nunca fue más fácil, abriendo el módulo de contabilidad podrá iniciar la sincronización. Una de las ventajas de Odoo es que podrá sincronizar tantas cuentas bancarias como sea necesario, no hay límite, sean cuentas del mismo banco o de distintos. De esta manera, se puede llevar a cabo una gestión íntegra de su contabilidad.
Para sincronizar más de una cuenta bancaria tratándose del mismo banco solo hará falta duplicar el diario “banco” ya existente. Esta función podrá llevarse a cabo desde la configuración de los diarios contables.
Al sincronizar la cuenta, por defecto el sistema volcará las transacciones de los últimos tres meses, sin embargo, en caso de necesitar volcar transacciones de periodos anteriores podrá cambiar la fecha de manera manual, seleccionando así todas las transacciones que han de volcarse al sistema.
¿Qué es la conciliación bancaria y cómo llevarla a cabo en Odoo?
La conciliación bancaria es la acción de emparejar una transacción de nuestra cuenta bancaria con un movimiento registrado en nuestra base de datos. Es decir, si, por ejemplo, tenemos un pago a un proveedor, podremos hacer la conciliación con la factura que existirá en nuestro sistema.
La conciliación es una gran herramienta para llevar un control de todos nuestros movimientos, tanto pagos como cobros, para poder llevar la contabilidad al día.
A la hora de conciliar elementos en Odoo, el sistema reconocerá las transacciones volcadas de la cuenta bancaria y hará sugerencias de emparejamiento con los movimientos que hemos ido registrando en nuestra base de datos. Así, filtrando por cantidad, fecha y contacto, Odoo sugerirá qué transacciones han de conciliarse con qué elementos.
Por norma general, la conciliación de elementos siempre será manual, Odoo hace las sugerencias, pero el emparejamiento final será llevado a cabo por el responsable. Sin embargo, existe alguna excepción gracias a los modelos de conciliación.
Estos modelos son unas normas de conciliación que pueden ser creadas para que el sistema detecte cuándo hacer la conciliación automática. Por ejemplo, cuando la cantidad coincida, con o sin una tolerancia de una cantidad marcada, y coincida con una misma etiqueta. En este caso, si marcamos la opción de auto validar, la conciliación podrá automatizarse.
Esta acción de conciliación automática se hará una vez al día. Aunque las configuraciones no sean complejas, siempre recomendamos la asistencia de nuestros expertos asesores digitales para las configuraciones relativas a la contabilidad.
Para información más técnica puedes visitar la documentación.
