Un calculador de presupuestos es una herramienta útil para poder calcular y hacer presupuestos de forma rápida, sencilla y automatizada. Esta herramienta suele formar parte de un sistema de gestión con el que se pueden gestionar las ventas, inventario, albaranes, facturación, etc.
En el caso de Odoo, aparte de un ERP al completo, la naturaleza modular del sistema permite tener una gestión de las ventas y de creación de presupuestos de manera totalmente gratuita gracias a su plan de una aplicación gratis. Al mismo tiempo, es posible hacer una gestión íntegra del proceso comercial gracias a las aplicaciones complementarias, como el CRM, facturación y contabilidad, inventario y compras.
¿Cómo funciona un calculador de presupuestos?
Con una configuración previa en la que se establecen todos los detalles de nuestros productos y/o servicios, es posible automatizar el cálculo de presupuestos, agilizando así el trabajo del departamento comercial. Estableciendo datos como precio de venta, costes, medidas o pesos, el sistema reconocerá estos parámetros para hacer el cálculo.
El calculador de presupuestos llega desde versiones más simples, como tener acceso a nuestro catálogo de productos y servicios, añadirlos directamente y que se construya un archivo que enviar a nuestros clientes. Sin embargo, también es posible que el calculador genere presupuestos más complejos, por ejemplo, para constructoras u obras, utilizando medidas, márgenes de beneficios y demás para que el presupuesto se calcule de manera automática.
Una vez que el presupuesto ha sido generado, con el configurador será posible hacer los cambios necesarios, dar acceso al cliente para la revisión y firma y generar la factura, cada paso a un click. Más allá, si el presupuesto, por ejemplo, de una constructora, incluye materiales y servicio de obra, este podrá revisarse y adaptarse aún cuando haya comenzado el proyecto.
¿Cómo configurar el calculador de presupuestos en Odoo?
Dentro del ERP, es posible ampliar las funcionalidades gracias a la integración con las hojas de cálculo, en el caso del calculador de presupuestos, funciona de la misma manera. El primer paso será ir a los ajustes del sistema y activar las plantillas de presupuestos.
Una vez activas, ya podremos empezar a crear nuestras plantillas. Durante la configuración de estas, será necesario añadir la hoja de cálculo en el campo de Calculadora de presupuestos, para que quede así vinculada a cada orden de venta en la que utilizaremos este calculador.
En cada hoja de cálculo podrás añadir las configuraciones que requieras para hacer los cálculos que necesites para la creación del presupuesto. Por ejemplo, es posible calcular el coste de transporte en función de los volúmenes de los productos a enviar. Incluso, saber qué tipo de vehículo será necesario para el transporte considerando mínimos y máximos de capacidad de cada medio de transporte.
Además, en función del tipo de producto, si hay un montaje incluido, será posible calcular el coste y el beneficio de la mano de obra. Finalmente, teniendo en cuenta todos los costes y los beneficios generados por el presupuesto, podremos ver fácilmente el margen de beneficio de cada presupuesto.
Para esto, al tener activas las configuraciones e ir a crear un presupuesto, podrás observar un nuevo botón inteligente en la parte superior, que te llevará directamente al calculador de presupuestos en la hoja de cálculo. Ahí, podrás completar los detalles del presupuesto y se actualizará automáticamente en la orden de venta que estás creando.
El constructor de presupuestos tiene un sin fin de posibilidades, desde empresas de mudanzas que podrán calcular beneficios en función de los volúmenes de cada mueble, obras en las que calcular márgenes según materiales, mano de obra, etc. y muchos casos más.
En definitiva, gracias a la integración de las hojas de cálculo con Odoo, presupuestar es más fácil, ágil y se puede realizar de una manera totalmente completa y automatizada. Además, contando con las ventajas de un ERP al completo, integrando el presupuesto y la orden de venta con el posterior servicio, la facturación y todas las aplicaciones de Odoo.
